L'excel·lència en l'organització de curses

Som prou conscients del què significa organitzar una cursa? Pregunta de difícil resposta, vista l'evolució creixent tant del seu nombre com de la participació en l'atletisme popular.Avui dia comptem les curses a centenars a casa nostra. No hi ha cap de setmana en tot l'any que un no pugui triar entre diferents propostes arreu del territori, per muntanya o asfalt,amb modalitats combinades, de més o menys distància. Tenim curses els dissabtes, en dies festius fora de diumenge, curses nocturnes, curses infantils, curses per col·lectius, curses per relleus, curses "pirates"... Només a Catalunya sembla impossible poder arribar a realitzar un calendari amb tots els events, sense que en falti un. Hi ha pàgines webs que intenten fer-ne un recull per tal de facilitar el coneixement dels events nous que es van creant així com per ajudar a planificar aquell magnífic calendari de temporada que ens agradaria completar. Quilòmetres i quilòmetres a recórrer, avituallamanents a travessar i amb un munt de gent implicada al darrera que vetlla per nosaltres. Un col·lectiu que es fa dir "organització" i que, sigui de forma voluntària o amb afany de lucre, dedica hores a l'esbarjo dels demés. Però qui i com ho coordina tot això?

A mesura que ens acostem a l'indret on s'hi realitza la cursa, ja podem observar a la distància si es tracta del que popularment es coneix com a "cursa de barri" o d'un gran event que busca ressò mediàtic. Encara no has aparcat que ja estàs sentint una excel·lent megafonia que dóna la llauna als veïns i anima als participants. Arcs inflables i estructures arreu, polícies coordinant el trànsit, pàrquings habilitats...Amb això, no vol dir que l'organització sigui professional sinó que compta amb recursos i sobretot, de reconeixement de l'atleta popular vers la seva tasca. És clar que les organitzacions es professionalitzen amb els anys però poden no ser mai excel·lents vist amb ulls de la majoria de participants.

Hi ha marques esportives o botigues d'esports que esponsoritzen curses amb recursos importants  (econòmics, obsequis, mitjans...) o fins i tot les monten. També hi ha empreses d'organització d'events esportius que viuen precisament d'això, i entitats sense ànim de lucre que gràcies a un seguit de voluntaris fidels, cerquen l'obtenir ajudes per a la seva causa. El més habitual quan ens inscribim és no fixar-nos en aquest punt, de fet el que ens interessa són aspectes com la distància, el desnivell, la quantitat de corredors, el recorregut...però no ens acostuma a preocupar gaire qui hi hagi al darrera mentre la cursa surti bé i compleixi expectatives.

Els objectius d'organitzar un acte així són o poden ser, econòmics, l'entretenir persones, el fomentar l'esport, l'ajudar a assolir reptes personals, promoció d'una marca o producte, promoció turística de la zona o perquè no, el de fer col·lectivitat. Tot comença en una idea d'una o vàries persones, a la que se li va donant forma, i amb el pas dels anys es consolida o mor bàsicament per si es manté la fidelitat dels corredors, però també si ho fan els col·laboradors. Si costa molt, moltíssim, engegar i fer realitat un nou event, encara més costa mantenir-lo any rere any amb il·lusió i recolzament. Es dóna des de casos en què un poble sencer es volca en muntar i consolidar aquella petita cursa de muntanya, fins a casos en què el ressò mediàtic ho fa tot com són les grans maratons internacionals en ruta. Hi hagi 200 persones o 40.000, hi ha molts punts en comú. El contrast és que en el primer cas és suficient a vegades destinant estones d'oci les setmanes prèvies, mentre que en el segon fàcilment hi ha gent dedicada tot l'any i que cobra per fer-ho. Curiós contrast si tenim amb compte que totes dues són el mateix: curses.

Per a fer una mica de recull del que entenem com a modalitat de curses atlètiques més populars podem incloure:
- curses en asfalt (milla, 5-10 km., mitja marató, marató, 100 km., modalitats per hores)
- curses per muntanya (km. vertical, ultratrail, marató, mitja marató, cronoescalada, travessa per etapes)
- cross
- curses d'orientació
- pista
- ?
Si bé les curses per asfalt o en pista són les que porten més anys organitzant-se fàcilment, a destacar el boom del creixement de la resta en els darrers 15-20 anys. El sentiment aquell de participar en una cursa i pensar " i perquè no al nostre poble o al nostre barri ? " potser és la primera font de inspiració per la qual s'acaba generant tals mogudes. Gent amb empenta, il·lusió i ganes de fer coses pels demés, i si pot ser bé, millor. Altra cosa serà l'encertar allò que els participants esperem de l'event, i cuidar fins al mínim detall.

Punts pels que es valoren les curses

- difusió
  curses que es promocionen arreu, s'anuncien en calendaris on-line, usen xarxes socials, anuncis,
  fulletons repartits en altres curses, blocs, premsa...Articles i notícies anteriors i posteriors a l'event
  amb informació respecte resultats, atletes destacats, novetats, etc.
- preu i inscripció
  curses amb un preu reduït o raonable respecte la mitjana, amb fàcil procés d'inscripció i forma de
  pagament, possibilitat de fer canvi de dorsal el mateix dia, que retornin els diners (tots o en part) als inscrits
  que comuniquin la baixa amb antelació
- pàgina web
  informació àmplia, web ben dissenyada, amb resolució ràpida de dubtes a través d'un formulari de
  contacte, articles relacionats, llistat d'inscrits, enllaç al track, seguiment on-line, ofertes d'allotjament...
- entrega de dorsals
   sense cues ni incidències, llistat penjat de dorsals, recepció prèvia de mail amb dades, facilitació
   d'imperdibles
- obsequis
   l'esperat o proporcional a l'import de inscripció, obsequis originals i de qualitat, que es puguin
   recollir/enviar posteriorment si l'inscrit no pot assistir el dia de la cursa
- infraestructura zona arribada/sortida
  senyalització d'accessos i pàrquings, proximitat d'instal·lacions/serveis a la zona de sortida-arribada,
  WC portàtils (també durant el recorregut), facilitat d'aparcament, arribada amb transport públic...
- reglament
  de fàcil consulta, públic, clar i complet, sense canvis injustificats a darrera hora
- organització i puntualitat de la sortida
  calaixos endreçats, tanca separatòria, arcs de sortida proporcionals a l'amplada de carrer, sortida 
  puntual
- guarda-roba
  possibilitat de deixar objectes personals-claus, i agilitat en el servei. Possibilitat de deixar bossa en un punt
  intermig del recorregut en cas d'ultrafons
- presència de servei de massatges/recuperació
  en finalitzar la prova, o fins i tot durant. Amb un nº de camilles proporcionat al nº de corredors, que  
  no generi molta cua
- presència de servei medicalitzat
  ambulància/es a disposició de l'organització i repartides pel recorregut, com a mínim una d'elles
  medicalitzada per agilitzar qualsevol atenció urgent
- presència de dutxes-vestuaris-WC
  proporcionals al nº de corredors, amb aigua calenta, paper higiènic que no s'acaba, sense cues
  d'espera pel WC, ben assenyalats, amb taquilles
- agilitat en la resolució d'imprevists
  comunicació fluida entre els membres de l'organització, de manera que es permeti la resolució
  coherent i ràpida d'incidents o imprevists, amb recursos coherents
- marcatge (cintes, senyals km, valises)
  cruïlles entre camins amb reforç de senyalització, marques fluorescents nocturnes, punts
  quilomètrics visibles i col·locats en el punt correcte, desviacions del recorregut assenyalades amb
  antelació, avisos previs d'arribada a punts de control i avituallaments
- regulació/tall del trànsit rodat
  voluntaris amb armilles reflectores, polícia, valisament amb cons i tanques, mesures que serveixin per
  a garantir la seguretat en cursa
  - ubicació i freqüència dels avituallaments
    coherent a la distància i al desnivell
  - contingut sòlid-líquid dels avituallaments
    varietat d'aliments i beguda:
    gels i barretes energètiques, fruita tallada,
    fruits secs, entrepanets, galetes, dolços,
    xocolata...
   aigua, isotònica, refrescs, sucs, caldo...
   avituallaments complets, tant pel primer com
   per l'últim corredor !
   Tenir present possibles alèrgies, intolerència i
   celiaquies
    
- implicació-comportament del personal de l'organització
   col·laboradors amb il·lusió i implicació en la causa, animen i faciliten el pas dels participants, ajuden a la
   resolució d'imprevistos, tenen iniciatives encertades, mostren un tracte afable
- nombre de participants 
  acord al recorregut (evitant taps i sortides lentes), distància, instal·lacions, logística, aparcament,
  personal de l'organització disponible. Un event amb 10.000 corredors inscrits no es pot pretendre
  portar a terme en un poble de 500 habitants (o si)
- assistència de públic
  aconseguida els dies previs via cartells, anuncis, xarxes socials, etc. Oferiment de quelcom al públic
  com a reclam (xocolatada, tallers, concurs fotogràfic, activitats infantils...)
- presència de curses infantils
  complementàries a la principal 
- cronometratge per trams (parcials)
  classificacions amb temps parcials de pas
- recorregut
  agraït, interessant, que ajuda a la descoberta d'indrets, evita trams monòtons o pesats. L'organització
  disposa de recorregut alternatiu davant climatologia adversa o carrers tallats accidentalment
- premis
  amb reconeixement pels atletes millor classificats (sigui en metàlic o en forma d'obsequi), igualtat
  entre sexes, per categories, atletes locals, rècords de la prova, per equips, per les diferents modalitats
  de cursa. Agilitat en la seva entrega i puntualitat en el compliment de l'horari anunciat
- classificacions
  contemplant diferents categories, agilitat en la publicació dels resultats, penjar físicament fulls a
  l'arribada, de fàcil cerca on-line, resultats consultables d'altres edicions, amb estadístiques
  - presència de corredors d'èlit
    bàsicament pel tema expectació i reconeixement vers la cursa.
    No són necessaris per a que una cursa sigui excel·lent, però si un
    punt més afegit a tenir en compte
  - horaris de tall
    sense horaris de tall, i si n'hi ha, estan pensats amb sentit comú
    per a que una gran majoria de corredors puguin realitzar la cursa
    en un temps prudent
- facilitats per al retorn o evacuació de corredors retirats
  disposició de servei propi de mobilitat, que faciliti el seu retorn a l'arribada
- tractament desqualificacions i corredors no inscrits
  aplicació de rigurositat que eviti polèmiques
- facilitació d'extres 
  sorteig de material, llebres, fotos-video, cursa infantil, servei de cangur, diploma, ofertes
  restauració, descomptes botigues, entrega de paravent a l'arribada en cas de pluja...
- sensibilització amb el medi ambient i RSC
  restauració de la imatge anterior a l'event de tots els indrets per on es passa (retirada de senyals,
  estructures, deixalles), reciclatge d'envasos i resta de deixalles, ús de vehicles sostenibles per a la
  mobilització de l'organització, limitació en l'ús de bosses de plàstic, minimitzar l'ús de material
  imprès, evitar desplaçaments fent una entrega unificada de dorsals el mateix dia de la cursa,
  implicació i col·laboració de/amb col·lectius en risc d'exclusió social, destinació de part de la
  inscripció a causes solidàries
- atenció i resolució de queixes
  telèfon i mail disponible, atenció ràpida, formulari de suggeriments, full de reclamació, qüestionari de
  valoració post-cursa

Quantes vegades hem sentit a parlar d'observacions, felicitacions, queixes, comentaris respecte els punts anteriors ? És evident que a més curses participem, millor criteri tenim de cara a poder fer valoració del tema i per derivacíó, més opcions tenim de ser excel·lents com a organitzadors.

S'ha intentat fer un recull més o menys endreçat. Perfecte si pot ser d'utilitat per algú !